11 checks voor meer grip op je mailbox

Je mailbox, is dat je werk? Of is de mailbox ondersteunend aan je werk? Het is soms lastig te onderscheiden, omdat we er zoveel tijd in doorbrengen. Hij stroomt harder vol dan je hem kunt legen. Hij vraagt continu je aandacht met meldingen van alweer een nieuwe mail en je scrolt dagelijks langs dezelfde berichten in je inbox. Je voelt druk of stress om alles op tijd te beantwoorden.

Stress

Een grote hoeveelheid binnenkomende mail en een overvolle mailbox kan, zeker als je dit al maanden of misschien wel jaren hebt, stress veroorzaken. Het leidt af van waar je eigenlijk verantwoordelijk voor bent in je werk. Want we vergeten het weleens: mail is geen werk op zich. Mail is een middel om je werk uit te voeren.

Slimmer organiseren

Je rommelt wat met ‘gelezen’ en ‘ongelezen’ en zo nu en dan een rood vlaggetje, maar echt overzichtelijker wordt het er niet van. Gelukkig zijn er manieren om je mail slimmer te organiseren, die ook jij kunt leren! Ik deel hier 11 praktische checks met je, waarmee je meer grip op je mailbox krijgt.

1. Lees iedere mail maar één keer en bepaal direct wat je ermee gaat doen.
2. Korte actie? Doe het meteen!
3. Bedenk: je inbox is geen takenlijst, het is een brievenbus. Agendeer acties (of mails) in je takenlijst.
4. Archiveer geagendeerde en afgehandelde mail. En wees niet bang dat je iets niet meer terug kunt vinden. Met de geavanceerde zoekfunctie haal je echt alles weer boven water.

Download hier ook de andere 11 checks!

Grip krijgen op je mailbox gaat verder dan het structuren van alle mail die je ontvangt. Je hebt zelf namelijk ook invloed op de hoeveelheid mail die binnenkomt in jouw inbox. Net als op de mate waarin jouw eigen mails weer meer mailverkeer genereren – of juist in korte tijd afgehandeld worden.

Wil jij leren hoe je ook zelf je mailverkeer kunt beïnvloeden? Download hier dan een handig overzicht met de 11 checks voor grip op je mailbox op één pagina.

Werkt het toepassen van zulke tips niet (meer) voldoende voor jou, blijf je het gevoel houden dat je geleefd wordt door je mail, taken en agenda? Neem dan even contact op, dan bekijken we samen wat ik voor je kan betekenen.

• Via de mail: susanne@praktijkvoororganizing.nl
• Of plan hier meteen een gratis telefonisch kennismakingsgesprek van 30 minuten.